Trener wewnętrzny czy zewnętrzny w szkoleniach IT? Dane z badań, plusy i minusy

Dlaczego ten wybór ma znaczenie (zwłaszcza w IT)

W IT szkolenia nie są “miłym dodatkiem”, tylko sposobem na utrzymanie produktywności w świecie, gdzie narzędzia zmieniają się niemal z dnia na dzień: Microsoft Copilot, Copilot Studio, Google Workspace Flows, Gemini, nowe funkcje w Microsoft 365, Power BI, agenci AI, nowe standardy bezpieczeństwa (ataki wspomagane AI, deep fake), zmiany w marketingu (np. GEO) i analityce (np. aktywność botów).

Mamy w tej chwili prawdziwy "wyścig zbrojeń" o dominację w obszarze wdrażania sztucznej inteligencji między firmami takimi jak Microsoft, Google, OpenAI czy Anthropic, przez co tempo zmian jest przytłaczające nawet dla ekspertów.

To właśnie dlatego decyzje o strategii szkoleń i wdrażania ludzi w nowe technologie znów stają się kluczowe dla przyszłości firm. W wielu organizacjach historycznie dominowały szkolenia wewnętrzne - ale przy tak dużych i częstych zmianach warto uczciwie sprawdzić, kiedy ten model nadal działa najlepiej, a kiedy lepiej dołożyć wsparcie z zewnątrz.

Wyniki badań

Zanim przejdziemy do plusów i minusów, spójrzmy najpierw na dane, jak wygląda ten podział dziś:

• Świat - wg Association for Talent Development (jedna z największych organizacji branżowych) w raporcie State of the Industry 2025 (źródło) dzieli wydatki związane z kształceniem pracowników na 3 koszyki:
• • koszty wewnętrzne (także związane z obsługą szkoleń zewnętrznych) 53%,
  • zewnętrzni dostawcy (learning suppliers) 29%,
  • refundacje edukacji formalnej i certyfikacji (tuition reimbursement) 18%.
• Polska - Ostatnie ogólnokrajowe statystyki GUS pochodzą z badania CVTS z 2020 r. (kolejna fala to 2025, czekamy na publikację). Dlatego dla lat 2024–2025 podeprzemy się nowszymi badaniami sektorowymi i regionalnymi:
• • Służba cywilna (dane.gov.pl, 2024): w danych o szkoleniach w służbie cywilnej, dla tematyki informatycznej udział szkoleń wewnętrznych wynosi 26%, a zewnętrznych 74%. To nie jest „cała gospodarka”, ale daje aktualny sygnał, że przy szybko zmieniających się tematach technicznych częściej kupuje się kompetencje z rynku. (Dataset: „Szkolenia w służbie cywilnej” → „Procentowy udział szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych wg tematyki w 2024 r.”)
  • Badanie pracodawców (Instytut Socjologii Uniwersytetu Zielonogórskiego, wrzesień 2025, źródło): etap ilościowy to CAWI, w którym wzięło udział 159 firm z woj. lubuskiego (mikro 53,5%, małe 23,3%, średnie 15,1%, duże 8,2%). Wśród najczęściej wskazywanych form rozwoju kompetencji (możliwe wielokrotne odpowiedzi) dominują:
  • • szkolenia zewnętrzne 70,1%,
    • szkolenia wewnętrzne 49,6%,
    • kursy online / e-learning 45,3%.
  • Benchmark „cała gospodarka” (GUS, CVTS 2020): wśród firm, które szkoliły, kursy zewnętrzne wystąpiły w 54,0% firm, a wewnętrzne w 44,6% (często równolegle). To nadal jedyny szeroki, porównywalny punkt odniesienia - ale warto pamiętać, że jest sprzed pandemii i boomu AI.

Należy zaznaczyć, że badania ATD dotyczą % kosztów, a dane z Polski % szkoleń, dodatkowo w kosztach wewnętrznych ATD uwzględnia nie tylko zespół L&D (w tym trenerów), ale także koszty obsługi szkoleń zewnętrznych. Duża dysproporcja sugeruje jednak, że w Polsce częściej korzystamy z szkoleń zewnętrznych (około 50-74%) niż ma to miejsce na świecie (29% kosztów wg ATD), co wbrew pozorom może okazać się naszą siłą przy obecnym tempie zmian.

Pytanie nie brzmi jednak “co jest lepsze”, tylko “co jest lepsze w danym kontekście”.

Trener wewnętrzny (in-house) - kiedy działa najlepiej w IT?

Największe plusy

• Znajomość Waszego środowiska: konkretne tenanty Microsoft 365, polityki bezpieczeństwa, procesy, architektura danych, standardy w SQL/BI, realne ograniczenia (np. uprawnienia, licencje, sieć).
• Lepszy transfer do pracy: łatwiej o follow-up, konsultacje, poprawki “na żywych przykładach” i utrwalanie po szkoleniu (a to często decyduje o efekcie końcowym).
• Skalowalność przy powtarzalnych tematach: onboarding, “standardy firmy”, cykliczne zmiany procesowe, szkolenia dla nowych osób co miesiąc.
• Szybsza reakcja: mini-szkolenia “tu i teraz” po wdrożeniu nowego narzędzia lub zmiany w procesie.

Największe minusy

• Ryzyko “bańki” i przestarzałych nawyków: w IT łatwo uczyć “jak zawsze robiliśmy”, niekoniecznie “jak najlepiej teraz”.
• Wąskie spojrzenie: mniej porównań między firmami, mniej benchmarków, mniej “best practices” z rynku.
• Koszt ukryty (opportunity cost): dobry inżynier/analyst jako trener często przestaje robić kluczową robotę projektową.
• Nie każdy ekspert umie uczyć: brak metodyki, ćwiczeń, pracy na błędach, sensownej struktury (to częsty killer szkoleń technicznych).

Typowe scenariusze IT, gdzie in-house wygrywa

• Onboarding do Waszego stacku danych (Power BI + źródła + governance + nazewnictwo + repozytoria).
• “Jak to robimy u nas”: standardy SQL, code review, deploymenty, bezpieczeństwo, polityki M365/Entra.
• Szkolenia produktowo-procesowe: narzędzia wewnętrzne, firmowe dashboardy, firmowe playbooki marketingowe.

Trener zewnętrzny - kiedy daje największą przewagę w IT?

Największe plusy

• Aktualna wiedza rynkowa i praktyka z wielu wdrożeń: szczególnie przy M365, Power BI, AI, marketing automation, gdzie zmiany są szybkie.
• Szybszy start w nowych obszarach: “od zera do sensownego poziomu” w krótkim czasie, często z gotowymi materiałami i labami.
• Benchmark i obiektywizm: zewnętrzny trener może powiedzieć: “to jest wąskie gardło”, “to jest anty-pattern”, bez polityki wewnętrznej.
• Łatwiej o standard i jakość dydaktyczną: zawodowi trenerzy żyją z uczenia, więc zwykle mają lepiej dopracowaną metodykę.

Największe minusy

• Mniejsze dopasowanie do Waszego kontekstu, jeśli nie zrobicie dobrego briefu / analizy potrzeb (dlatego tak ważna jest personalizacja programu szkoleń i przykładów).
• Ryzyka organizacyjne i bezpieczeństwa: dostęp do danych, NDA, praca na “produkcyjnych” przykładach lub środowisko sandbox.
• Ryzyko “ładnej prezentacji bez wdrożenia”: jeśli nie ma ćwiczeń na Waszych przypadkach i follow-upu, procesu wdrożenia zmiany.
• Koszt jednostkowy: zwykle wyższy per dzień/grupa, choć bywa, że oszczędza czas zespołu.

Typowe scenariusze IT, gdzie external wygrywa

• Start z Power BI (DAX, modelowanie, performance, governance), szczególnie gdy chcecie uniknąć złych praktyk na starcie.
• Microsoft 365 / Entra / bezpieczeństwo / współpraca: gdy wdrażacie nowe podejście i potrzebujecie “best practices” z rynku.
• AI tools w pracy biurowej i analitycznej: promptowanie, automatyzacje, polityki użycia, realne use-case’y, ocena ryzyk.
• Marketing internetowy / analytics / narzędzia reklamowe: rynek i UI platform zmieniają się szybko - zewnętrzni specjaliści często są “na świeżo”.

Najbardziej praktyczne podejście: model hybrydowy (i dlaczego firmy do niego naturalnie dochodzą)

W danych ATD widać, że organizacje finansują zarówno wewnętrzne funkcje L&D, jak i dostawców zewnętrznych.  Również w Polsce pracodawcy często deklarują wykorzystywanie obu form.

Hybryda działa szczególnie dobrze w IT:

1. Zewnętrzny trener robi kick-off + porządkuje standardy + daje “best practices”.
2. Wewnętrzni “championi” (ambasadorzy zmiany) przejmują wdrożenie w codzienne projekty, konsultacje i utrwalanie.
3. Po 4–8 tygodniach wracacie na warsztat zaawansowany i konsultacje z realnymi problemami z pracy i wdrażania wiedzy w praktyce.

Jest to też zgodne z naszym doświadczeniem: bez wsparcia środowiska i praktycznych zadań po szkoleniu efekt szybko spada.

Prosta decyzja: 8 pytań, które wybierają model za Ciebie

1. Czy temat jest nowy dla firmy (np. AI, Copilot Studio, nowy Power BI governance, nowy M365 setup)? → częściej zewnętrzny / hybryda
2. Czy potrzebujecie firmowych standardów i pracy na Waszym środowisku? → częściej wewnętrzny / hybryda
3. Czy to jest szkolenie powtarzalne (onboarding, procedury)? → częściej wewnętrzny
4. Czy ryzyko / konsekwencje błędów są wysokie (security, compliance)? → często zewnętrzny + silny brief + sandbox / NDA
5. Czy macie wewnątrz osobę z czasem i kompetencjami dydaktycznymi? → jeśli nie, zewnętrzny
6. Czy potrzebny Wam szczery feedback, obiektywne spojrzenie? → zewnętrzny
7. Czy potrzebujecie benchmarku i porównania do rynku? → zewnętrzny
8. Czy sukces zależy od wdrożenia w projekt po szkoleniu? → hybryda + follow-up

Podsumowanie

• Trener wewnętrzny wygrywa tam, gdzie liczy się kontekst, powtarzalność i wdrożenie w codzienną pracę.
• Trener zewnętrzny wygrywa, gdy wchodzicie w nowy obszar, potrzebujecie aktualnej wiedzy, obiektywnego spojrzenia i rynkowych standardów.
• Hybryda w IT bardzo często daje najlepszy efekt: trener zewnętrzny “ustawia kierunek”, a trener wewnętrzny “dowozi zmianę”.